Défini comme « système d’information des ressources humaines », le SIRH est une solution qui permet de gérer toutes les étapes et les processus liés au cycle des salariés dans le cadre d’une entreprise. En parlant de SIRH, comprenez donc qu’il s’agit d’un outil composé de plusieurs autres logiciels appelés « modules » qui s’adaptent et évoluent en fonction de vos besoins et de votre activité. En fonction de la solution mise en place par l’entreprise, le système d’information des ressources humaines pourra couvrir la gestion de la paie, l’évolution des carrières ou encore la formation et le recrutement du personnel.
De façon précise, le SIRH offre une meilleure gestion des processus administratifs et des ressources humaines, une amélioration de l’efficacité et de la performance de votre entreprise et une simplification de la vie de l’ensemble des salariés. Si vous hésitez encore à adopter le SIRH dans votre entreprise, voici 7 raisons de son usage.
Sommaire
L’utilisation du SIRH dans l’entreprise pour un gain de temps
Le poste de responsable des ressources humaines est assez dense et exige beaucoup de son titulaire. Les responsabilités liées à ce poste sont énormes d’autant plus qu’il devra accomplir différentes missions, faire d’éventuelles heures supplémentaires, gérer les absences liées à des déplacements, aux arrêts de travail, aux congés payés, etc. L’accomplissement de toutes ces tâches n’est pas exempt d’erreurs, notamment quand ces données sont transmises par email pour ensuite être saisies dans les fichiers de type Excel. Avec le bon logiciel SIRH en France, toute cette lourdeur administrative est résolue. Le but du logiciel est d’automatiser toutes les tâches (temps de travail, présences, absences, activités des équipes, etc.) à travers une combinaison de gain de temps, simplicité des procédures, souplesse et rigueur.
En somme, le logiciel SIRH contribue à éliminer les risques d’erreurs et se révèle donc comme une réponse conséquente face aux attentes des collaborateurs.
L’utilisation du SIRH au sein de l’entreprise facilite l’édition des fiches de paie
À la base, le SIRH prend en compte toutes les dernières modifications législatives relatives au secteur d’activité de votre entreprise. Cependant, le SIRH les applique de façon automatique.
Le SIRH contribue à une optimisation de la productivité au sein de l’entreprise
Grâce à la simplification des tâches courantes très souvent difficiles et leur automatisation, les responsables des ressources humaines parviendront à réinvestir le gain de temps obtenu en replaçant l’humain au centre de la productivité de l’entreprise.
Par conséquent, vos différents collaborateurs vont également voir leur productivité croître dans la mesure où la saisie de données va être extrêmement simplifiée et rapide pour eux. En conséquence, plus l’entreprise investit dans son SIRH, plus elle augmente sa productivité.
Le SIRH pour une protection des données de l’entreprise
Tous les responsables des ressources humaines sont soumis à une réglementation européenne assez stricte dictée par le Règlement général sur la Protection des Données (RGPD). En tant que telles, les données concernant les collaborateurs de votre entreprise dans un SIRH sont protégées.
Les systèmes de protection d’un logiciel RH répondent de façon particulière et très stricte à la législation, et les informations personnelles sont centralisées tout en étant parfaitement sécurisées et préservées.
Le SIRH pour la centralisation des données
Un autre avantage lié à l’utilisation des SIRH est la centralisation des données et des informations au sein de la direction de la gestion des ressources humaines. Ce rôle principal se traduit par le suivi des temps passés par activité, la cartographie des compétences ou la disponibilité de banques de CV actualisables.
Outre cet intérêt des SIRH, il facilite le suivi des performances, un bon recrutement et une bonne prospective des ressources humaines.
Le SIRH, une solution pour les problèmes environnementaux
Le plus grand avantage lié à l’automatisation et à la simplification des tâches est en effet la dématérialisation. Celle-ci contribue essentiellement à une réduction substantielle des déchets liés au papier, à leur impression, à la distribution, etc. Avec la digitalisation qui s’observe donc au niveau des TPE et des PME, les logiciels de ressources humaines entrent explicitement dans cette logique.
Le SIRH, une solution mettant l’humain au cœur de l’entreprise
Avec les nombreux avantages liés au SIRH aujourd’hui, il est évident qu’il s’inscrit dans les usages et n’est plus la chose des grands comptes. Le SIRH est un outil simple à mettre en place et reste simple à prendre en main. Cet outil se gère de façon autonome, et ceci, en toute sécurité. Pour choisir votre SIRH, vous devez veiller à ce qu’il soit souple, évolutif et performant.
Quelles sont les fonctions d’un SIRH ?
- La gestion de la paie : le présent module permet d’automatiser la gestion de la paie en rassemblant toutes les informations relatives à cette fonction.
- La gestion des prestations de travail : ce module fonctionne ensemble avec celui relatif à la gestion de la paie. Il permet de gérer le planning de présence des salariés et facilite l’automatisation du processus de gestion des congés et des absences.
- La gestion des prestations sociales : qu’il soit obligatoire ou non, le présent module a pour but de simplifier la gestion des différentes prestations sociales. Ces prestations sociales peuvent concerner l’assurance maladie, les pensions complémentaires ou l’assurance accidents de travail.
- La gestion du capital humain : le présent module du SIRH prend en compte tous les services liés aux ressources humaines. En effet, il s’agit du recrutement, de la gestion de l’évolution des carrières, la formation et la pension. À ce niveau, vous aurez toutes les informations relatives au salarié telles que : l’identité, l’âge, l’adresse, les diplômes du salarié, son salaire ou ses compétences.
Comment mettre en place votre solution SIRH dans l’entreprise ?
Notez que les SIRH se présentent sous deux aspects : les solutions progicielles et les solutions SaaS. En ce qui concerne les solutions progicielles, il s’agit d’une suite de logiciels dont l’entreprise achète une licence. Ce qui permet son utilisation sur un parc informatique plus ou moins étendu.
Les solutions SaaS sont quant à elles installées sur le Cloud de l’entreprise et non sur un ou plusieurs ordinateurs du service des ressources humaines. En l’espèce, l’entreprise n’achète pas les différents logiciels mis à disposition. Par contre, elle fait un abonnement. Ce qui a pour avantage de rendre les modules accessibles partout et peu importe le support.
Le choix de la mise en place d’un SIRH au sein de l’entreprise est une décision qui concerne tout le monde.
Déjà en amont, il est important d’avoir l’aval de la direction afin que le projet soit porté par tous. De même, la formation d’une équipe est quasi nécessaire en interne, ainsi que la prévision d’un accompagnement externe selon le choix du SIRH. L’équipe projet ainsi mise sur pied doit réunir tous les acteurs du projet, à savoir : les services RH, les services financiers et les managers. Outre ces personnes, il est important d’impliquer et d’informer les instances représentatives du personnel comme le CSE.
Vous devez également définir le périmètre du projet SIRH. La définition du périmètre vous permet de savoir s’il vous faudra vous limiter à l’administration du personnel, au développement des talents, etc. Il faudra définir le processus de paie pour bien paramétrer le logiciel. Enfin, il est primordial de faire l’inventaire de vos besoins à travers une check-list.
Le choix d’une solution SIRH représente un engagement pour toute votre organisation. Dans le cas d’espèce, il est important de bien choisir la société prestataire. La mission de celle-ci est de vous accompagner tout au long du processus de la mise en place de la solution. Il faut que la solution proposée soit bien en adéquation de façon technique avec vos besoins. Une petite vérification de ses références vous permettra de savoir si votre prestataire est fiable. Pour finir, il est bien de tenir une grille d’évaluation comparative afin de mesurer le coût et le retour sur investissement de chaque offre. En somme, une plateforme SIRH au service de l’entreprise est une vraie source d’économie.
