En temps normal, le planning de travail ne devrait pas être une tâche que les managers redoutent. La gestion de plannings est en effet un enjeu crucial pour le bon déroulement des opérations des sociétés, surtout pour celles qui doivent composer avec des horaires variables. C’est la raison pour laquelle de nombreux dirigeants d’entreprises et responsables des ressources humaines optent pour l’utilisation de logiciels de planning de travail. Si vous avez encore du mal à cerner l’utilité et l’importance de tels logiciel, alors cet article est fait pour vous. Découvrez à travers cet exposé, les principales raisons pour lesquelles vous devriez utiliser un logiciel de planning de travail.

Éliminer les oublis et les pertes de temps

Pour la bonne marche des activités d’une structure, le responsable des ressources humaines est chargé d’assurer de manière efficace la gestion de plannings.

Toutefois, vu ses nombreuses tâches et activités, il peut très vite oublier de :

  • Gérer une demande de congé écrite sur un bout de papier,
  • Suivre les SMS d’un salarié qui envoie son nouvel emploi du temps ou encore
  • Gérer de nombreux appels pour trouver un remplaçant à la dernière minute…

Pour que de tels oublis ne puissent survenir, l’idéal pour lui serait alors de se simplifier la tâche en utilisant un logiciel de gestion d’horaires de travail. Cet outil lui permettra notamment de centraliser les informations essentielles des salariés et donc de gagner du temps durant la réalisation de ses différentes activités. Le logiciel de gestion de temps est aussi un outil qui accélère la création des feuilles de temps, de quoi permettre au responsable des ressources humaines d’être plus performant.

Laisser les employés faire une partie du travail

Plusieurs logiciels de gestion de temps offrent la possibilité aux employés d’envoyer directement au manager leurs demandes de congés ainsi que leurs différents changements d’emploi du temps. Certains logiciels peuvent même permettre aux employés de s’échanger des shifts entre eux. Le degré de liberté accordé est par ailleurs configurable en fonction des besoins et désirs du manager.

Parler directement avec les salariés

Plusieurs logiciels permettent aux dirigeants d’une structure de parler en temps réel avec ses salariés par le biais d’une seule plateforme professionnelle. Des tâches telles que la gestion des appels, des SMS ou même des conversations Facebook appartiennent donc désormais au passé.

Diminuer les coûts de main-d’œuvre

Les logiciels de planning de travail sont aussi des outils qui permettent au manager d’optimiser ses besoins en fonction d’objectifs préalablement définis. Les différentes vues qu’offrent de tels logiciels permettent au manager de valider et d’ajuster le nombre d’employés nécessaires à la réalisation de certaines tâches à chaque moment de la journée dans chaque département. Fini donc les erreurs dans les horaires !
Notons également que ce logiciel indique quand il y a des conflits. De même, s’il advenait que le manager tente d’attribuer un shift à un employé alors que ce dernier a demandé un congé, le logiciel l’avertira aussitôt de la présence d’un conflit. Il pourra ainsi prendre à temps les mesures qui s’imposent et attribuer le shift en question à un autre collaborateur.

Garder à l’œil le budget de coûts de la main-d’œuvre

Il faut souligner à ce niveau que trop peu de gestionnaires prennent le temps de calculer leurs coûts de main-d’œuvre réels par employé et par département. Afin de résoudre ce problème, plusieurs logiciels réalisent ces calculs automatiquement. Certains logiciels vont même jusqu’à vous montrer si vos objectifs ont pu être respectés ou non directement dans le planificateur d’horaires. Grâce à de tels outils, vous n’aurez donc plus à réfléchir longuement ou à effectuer différents calculs pour connaitre avec le plus de détails possible le coût de la main-d’œuvre.

Réduire le taux de roulement d’employés

Le non-respect des contraintes des employés est l’un des principaux facteurs de démission du personnel et d’un taux de roulement élevé. L’utilisation d’un outil d’aide conçu pour la gestion du personnel constitue dans un tel cas de figure, l’une des meilleures manières de simplifier la gestion des contraintes et d’augmenter la rétention du personnel.

Prendre en compte les heures souhaitées de ses employés

Qu’ils travaillent à temps partiel ou à temps plein, nombreux sont les employés qui souhaitent généralement obtenir un nombre minimum d’heures chaque semaine sans pour autant dépasser un nombre d’heures maximum. Afin de répondre aisément à ce besoin, il suffit de se doter de logiciels de gestion qui comportent des indicateurs grâce auxquels les managers peuvent aisément déterminer que l’horaire planifié respecte ou non les heures souhaitées des salariés.

Valider les plages horaires à conflits

Le fait de centraliser les disponibilités ainsi que les congés des employés dans l’horaire permet non seulement de prévenir les oublis, mais évite également les conflits d’horaires et les frustrations. L’utilisation d’un logiciel de planning de travail permettra alors de prévenir ces erreurs de gestion qui engendrent bien souvent divers problèmes.

Faire des économies

Les logiciels de planning de travail permettent de gagner beaucoup de temps, et du même fait, beaucoup d’argent. Les managers peuvent s’affairer à d’autres tâches et ils répondent également beaucoup plus vite aux demandes de leurs salariés. Les pointeuses de temps les aident aussi à faire plus aisément les calculs d’heures de travail, une solution grâce à laquelle des erreurs coûteuses sont désormais évitées.

Améliorer la productivité

Simplifier la gestion de temps a des effets sur tous les employés, peu importe leur position dans la hiérarchie. Des salariés plus heureux au travail sont plus productifs et plus motivés. Ils sont donc plus productifs, ce qui permet à l’entreprise de se développer plus facilement.

Quel logiciel choisir ?

Devant la panoplie de logiciels offerts, comment choisir le bon ? Telle est la question que sont en droit de se poser les managers d’entreprise. Si tel est aussi votre cas, il serait préférable de commencer par faire l’essai de certains logiciels gratuits. Cela vous permettra de mieux cerner vos besoins et de découvrir ce qui vous convient vraiment. Tous les logiciels ne sont pas identiques. Certains proposent même des plans qui vous permettent de tester leurs fonctionnalités gratuitement. À vous de voir si cela convient à votre entreprise.

En somme, si vous êtes le manager ou le responsable des ressources humaines d’une entreprise et que vous tenez à gérer le plus efficacement possible l’ensemble du personnel, l’idéal serait de vous doter d’un logiciel de planning de travail. Grâce à un tel outil, vous pourrez centraliser l’ensemble des informations importantes de tous les employés, ce qui vous facilitera la tâche lors de la réalisation de certaines activités. Hormis le gain de temps et l’amélioration des performances, le logiciel de planning de travail vous permettra en outre d’améliorer la productivité de l’ensemble des collaborateurs, ce qui est bien entendu un véritable plus pour la structure.

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