Vous avez entendu parler de ce document officiel appelé « extrait Kbis » qui atteste l’existence juridique d’une entreprise commerciale ou d’une société en France. Mais, vous avez besoin d’en apprendre suffisamment sur son efficacité ou sa pertinence. Sérieusement, à quoi sert-il ? Rassurez-vous, on vous explique tout !

Qu’est-ce que l’extrait Kbis ?

Véritable « carte d’identité » à jour d’une entreprise immatriculée au registre du commerce et des sociétés (RCS), l’extrait Kbis joue un rôle très important dans l’essence d’une entreprise. On peut également dire qu’il représente en quelque sorte l’état civil à jour d’un particulier. Il est aussi l’un des documents administratifs les plus demandés aux entreprises. C’est un document officiel que le créateur d’une entreprise reçoit et qui certifie de son enregistrement. Mieux, c’est le seul document conforme à la norme qui prouve l’existence juridique d’une entreprise. C’est la raison pour laquelle on lui attribue le nom de carte d’identité d’une entreprise.

Utilité et usage d’un extrait Kbis

S’il est vrai que l’extrait Kbis peut être vu comme la carte d’identité d’une entreprise, attestant de son existence et réunissant les renseignements fondamentaux la concernant, l’étude de son caractère utile ainsi que ses utilisations méritent une attention particulière.

Utilité d’un extrait Kbis

Toute personne physique ou morale qui exerce une activité commerciale ou professionnelle est dans l’obligation de s’inscrire au RCS pour ne pas être accusé de délit de travail dissimulé. Cependant, afin de donner des preuves de cette immatriculation, l’entrepreneur doit faire un dépôt de dossier auprès du greffe du tribunal de commerce. Il n’y a que l’Alsace et la Moselle où le dossier est tenu d’être adressé au tribunal d’instance ou encore de grande instance. Résultat, le document obtenu peut être :

• Un extrait Kbis à l’égard des personnes morales, ou encore un extrait L bis pour un établissement secondaire ;
• Un extrait K vis-à-vis des personnes physiques, ou L pour un établissement secondaire.

En plus, du rôle essentiel qu’il joue dans l’existence juridique d’une entreprise commerciale ou d’une société en France, l’extrait Kbis peut être consulté pour contrôler si la structure financière de l’entreprise est ou non équilibrée, en raison du manque de procédure collective à son encontre. Ainsi, l’entrepreneur n’est donc pas le seul qui cherche à entrer en possession d’un extrait Kbis. Toute personne a la liberté de faire la demande et d’obtenir l’extrait Kbis d’une institution ou d’une société près du greffe concerné.

Usage d’un extrait Kbis

L’extrait Kbis est important pour les entreprises commerciales, car il représente le seul document normalisé et juridique qui en détermine l’existence légale. Il doit avoir été obtenu dans un délai inférieur à 3 mois afin d’être recevable pour certaines procédures administratives, à l’exemple d’une candidature à un appel d’offres public, d’une ouverture de compte bancaire professionnel, d’importants achats professionnels. De même, il peut servir de preuve auprès de Pôle Emploi si l’entrepreneur fait la demande d’une aide pour la création d’une société.

Qu’est-ce qui figure sur un extrait Kbis ?

L’extrait Kbis est essentiellement constitué d’informations se trouvant sur le registre du commerce et des Sociétés (RCS). Ces informations sont :

• Le greffe d’immatriculation de la société ;
• La raison sociale, le sigle et l’enseigne de la société ;
• Le numéro d’identification encore appelé numéro « SIREN » et le code NAF de la société qui représente l’ancien code APE ;
• La forme juridique de la société (SAS, GIE, SCI, SARL…) ;
• Le montant du capital social de la société ;
• Les indications précises du siège de la société, de l’établissement premier, et des éventuels établissements secondaires dans l’Union européenne ;
• La date de création de la société ;
• Les détails sur l’activité de la société ;
• Le domaine du ou des sites web de la société ;
• Les fonction, nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité et adresse du directeur numéro un, des têtes dirigeantes, des cadres et aussi des commissaires aux comptes ;
• La référence des autorisations nécessaires pour ce qui est des activités bien structurées.

De plus, on y trouve les décisions prises par le tribunal de commerce pendant les procédures collectives (redressements, sauvegardes et/ou liquidation judiciaire). Par voie de conséquence, la demande à un acheteur ou prestataire de son dernier extrait Kbis est l’une des meilleures démarches pour être informé de la situation de son entreprise, qu’elle soit en redressement judiciaire ou en procédure de sauvegarde.

Quelle est la durée de validité d’un extrait Kbis ?

En réalité, le Kbis n’a pas une durée de validité comme la carte d’identité d’une personne physique. C’est la raison pour laquelle il est possible de lui apporter des changements à volonté et à tout moment. Malgré cela, le Kbis doit dater de moins de 3 mois s’il est exigé pour certaines formalités administratives. Ainsi, il est conseillé de procéder trimestriellement à l’actualisation de l’extrait Kbis d’une entreprise pour chaque changement sensible intervenu dans l’entreprise et aussi pour se conformer à la réglementation en vigueur. Cela ne veut pas dire qu’il faut se débarrasser des anciens Kbis, car ils représentent la vie de l’entreprise à un moment T, et seront peut-être d’une grande utilité dans un futur proche ou lointain.

Les démarches pour l’obtention d’un extrait Kbis

L’obtention d’un extrait Kbis n’est pas compliquée. Elle peut se faire soit auprès du greffe du tribunal de commerce, soit en ligne sur des sites comme Infogreffe.

Comment obtenir un extrait Kbis ?

Pour qu’une entreprise immatriculée en France obtienne un extrait Kbis, elle doit s’adresser au greffe du tribunal de commerce dont elle dépend, excepté en Alsace et Moselle où la demande doit être faite à la chambre commerciale du tribunal d’instance ou de grande instance. Malgré tout, l’extrait doit être certifié par le greffier en vue de la confirmation de sa recevabilité. La demande peut être émise sur internet à partir de la dénomination sociale de l’entreprise, de son sigle ou du SIREN, etc. Cette facilité offre la possibilité à certaines entreprises, à l’exclusion des entreprises enregistrées près du RCS du TGI, de chercher à recevoir par courrier l’extrait du RCS, et ce, de façon prompte et ponctuelle. Mais, les entreprises dont les sièges sociaux sont situés en Alsace, en Moselle et en Guyane ne sont pas en mesure de faire leur demande par le net. L’extrait Kbis peut également être délivré sur le site d’Infogreffe, qui rassemble tous les Greffes des tribunaux de commerce de France.

Cependant, il est payant, quelle que soit la voie choisie pour sa délivrance. En outre, il est possible d’obtenir tout ce dont on a besoin comme infos sur le Kbis sur le site www.kbis.pro. De même, l’obtention des renseignements sur le Kbis d’une entreprise est réalisable grâce à certains sites professionnels comme www.societe.com. Il faut tout de même relever que la mise à jour des informations figurant sur ces documents est effectuée selon une périodicité de 2 à 4 semaines. Précisons également que les extraits émis par le greffe ou issus du site web d’Infogreffe portant la signature du greffier du tribunal de commerce sont uniquement les seuls qui doivent bénéficier d’une importance capitale pour toutes démarches administratives.

Qui est à même d’obtenir un Kbis ?

D’abord, lorsqu’une entreprise est immatriculée, elle reçoit son Kbis qui lui permet de faire tout ce qu’il faut comme formalités indispensables pour bien commencer son activité. De même, toute personne peut faire la demande du Kbis d’une entreprise, qu’elle y soit reliée ou non. Le Kbis contient des informations qui sont sujettes à être à la disposition du public. Il est dans ce cas normal que le public y accède.

À présent, vous êtes amplement informés sur tout ce qu’il y a à savoir sur l’extrait Kbis et plus particulièrement sur son utilité. Adoptez notre guidance non seulement pour combler vos attentes, mais également pour apporter un plus à votre entourage.