Choisir un ERP est long et difficile, surtout pour les entreprises qui n’ont jamais utilisé de logiciel de gestion auparavant. Comment faire le bon choix ? Comment trouver le logiciel adapté à ses besoins ? Quels sont les critères de choix les plus importants ? On répond à toutes vos questions sur les ERP.

Qu’est-ce qu’un ERP ?

L’ERP (pour « Enterprise Resource Planning »), aussi appelé PGI (« progiciel de gestion intégré ») est un logiciel de gestion d’entreprise qui permet de gérer et d’automatiser l’ensemble des processus de l’entreprises. L’entreprise pourra ainsi centraliser toutes ses données et améliorer la communication entre les différents services.

On trouve différents types d’ERP :

1. les ERP généralistes, qui peuvent s’adapter à tous les secteurs d’activité,
2. les ERP verticaux spécifiques métiers, adaptés à un secteur d’activité en particulier.

Quel type d’ERP choisir ?

Pour choisir votre ERP, vous avez le choix entre plusieurs types d’installations :

• L’ERP installé sur votre réseau (On Premise) : pour cela, vous devez disposer d’infrastructures réseau solides et acheter une version du logiciel ERP que vous installerez sur votre réseau.
• L’ERP dans le Cloud : le logiciel ERP est hébergé dans le Cloud et vous pouvez y accéder en payant un abonnement mensuel. Généralement, les ERP Cloud sont des logiciels en SaaS (Software-as-a-Service).
• L’ERP en Open source : libre d’accès, flexible et évolutif, l’ERP en Open source est souvent gratuit, avec des modules ou extensions payantes. C’est l’option idéale pour ceux qui savent manier le code et pourront l’utiliser correctement.

Le coût d’entrée d’un ERP dans le Cloud est moindre car vous n’aurez pas besoin d’investir dans une infrastructure d’hébergement. Néanmoins, le prix va monter rapidement si vous souhaitez ajouter de nombreux utilisateurs ou des services supplémentaires.

Pour choisir un ERP, vous pouvez consulter un site spécialisé comme Sequoiaerp.org. Il regorge de conseils sur les ERP et CRM.

Choisir un ERP en fonction de ses besoins

Pour bien choisir son ERP, il est très important de savoir identifier les besoins auxquels va répondre le logiciel. C’est la partie la plus complexe du choix d’un ERP ! Un ERP peut être utile sur beaucoup de points, mais vous devrez identifier vos besoins réels et les fonctionnalités qui vous seront vraiment utiles pour ne pas vous retrouver avec une solution beaucoup trop développée pour le quotidien de votre entreprise.

Pour établir la liste de vos besoins, vous devrez notamment  identifier:

• Les points faibles de votre entreprise et ce qu’il y a à améliorer
• Les projets de votre entreprise à court, moyen et long terme
• Si vous avez déjà un logiciel de gestion, les fonctionnalités dont vous vous servez réellement et que vous souhaitez garder.

En fonction de cela, vous pourrez trouver l’ERP qui correspond réellement à vos besoins. Si vous êtes une entreprise en pleine phase de définition et que vos projets ne sont pas encore clairs, choisissez un ERP modulable qui pourra évoluer avec votre société.

Les caractéristiques de tous les bons ERP

Système intégré

Tout ERP qui ne peut pas communiquer avec d’autres systèmes de votre organisation doit être changé immédiatement, il est trop vieux et ne procure pas les avantages escomptés.

L’intégration de vos systèmes discrets présente de multiples avantages. Cela peut être aussi simple que de permettre une connexion unique à tous vos systèmes, et cela peut être aussi sophistiqué que de donner des alertes en temps réel à la direction en fonction du travail effectué sur le terrain.

ERP Sécurisé

Le système ERP doit être hautement sécurisé contre les intrus indésirables ayant des intentions illégales. Ses modules doivent avoir une architecture basée sur les autorisations et doivent garantir que les utilisateurs ne peuvent voir, modifier et supprimer que les données pour lesquelles ils ont les autorisations.

Le système ERP doit également avoir une architecture de déploiement flexible permettant à l’administrateur réseau d’adopter les meilleures stratégies pour configurer la sécurité.

ERP extensible et configurable

De nos jours, les systèmes modernes sont généralement dotés d’une technologie modulaire. Cela leur permet de s’étendre au fur et à mesure que l’entreprise se développe. Ils sont également très flexibles et configurables, ce qui permet à l’organisation de modifier les flux de travail et les formules commerciales sans avoir à changer de logiciel.

Cela permet non seulement de réduire les coûts de personnalisation, mais aussi d’accélérer la mise en œuvre des changements. Ces systèmes ERP sont généralement conçus en tenant compte des exigences globales et sont également testés et perfectionnés de manière intensive au cours de la période.

Autres caractéristiques des ERP

Rapidité : le système ERP doit vous aider à réaliser vos activités plus rapidement.

Précision : L’ERP doit vous aider à prendre des décisions en toute confiance. Les chiffres et les formules doivent être précis afin que ces données puissent faire l’objet d’une analyse et d’un traitement ultérieurs.

Reporting : Tout système ERP moderne doit disposer d’un système d’information de gestion. Produire des rapports qui permettent des alertes plus rapides et plus opportunes, des regroupements et des tris puissants  pour faciliter la prise de décision.

Simple : Le système doit promouvoir un flux de travail organisé et simplifié. Le but est d’avoir des systèmes extrêmement conviviaux. Les systèmes ERP doivent vous aider à simplifier vos opérations, ce qui augmente l’efficacité et vous permet de poursuivre votre croissance.

Choisir un ERP adapté à son entreprise

Il est important également de choisir un ERP adapté à son entreprise.

Par exemple, les sociétés industrielles devront opter pour un ERP industrie comme Microsoft Dynamics 365, qui inclue des fonctionnalités telles que la gestion des stocks, la gestion de la production (GPAO) ou la gestion de l’approvisionnement.

Les entreprises du secteur du bâtiment devront opter pour un ERP spécifique BTP comme Divalto pour pouvoir gérer les chantiers de A à Z (étude, planning, stocks de matériaux, suivi…).

Enfin, les cabinets de conseil ou agences de publicité pourront opter pour un ERP vertical métier dédié aux sociétés qui fonctionnent avec des projets, comme Fitnet Manager.

Choisir un ERP adapté à son entreprise, c’est aussi choisir un ERP qui rentre dans son budget. Attention aux coûts cachés ! Il faut prendre en compte tous les coûts liés à l’ERP, comme l’abonnement ou l’implémentation, l’acquisition, la formation, les modules supplémentaires, les mises à jour…

Les étapes à suivre pour bien choisir son ERP

Vous l’aurez compris, le processus de choix d’un ERP doit être réfléchi en amont. Commencez par réaliser un audit de votre entreprise pour identifier vos points faibles et vos besoins. Dressez une liste des fonctionnalités indispensables et de celles qui seraient utiles mais pas indispensables. sur cette base, établissez un cahier des charges, très important pour que votre futur éditeur vous propose quelque chose de parfaitement adapté. Choisissez ensuite en fonction de ces besoins  le profil d’ERP qui vous correspondrait le mieux : Cloud ou installé sur le réseau, spécifique métier ou généraliste…

Vous ne trouverez pas l’ERP miracle, qui peut répondre à tous vos besoins de manière parfaite. Plutôt, dressez une liste des 4 ou 5 ERP qui s’en rapprochent le plus ! Pour trouver les ERP, regardez les comparateurs (CELGE, Appvizer…) et demandez l’avis de vos pairs.

Tester l’ERP avant de faire son choix

Une fois que vous avez votre liste d’ERP finalistes, demandez à chaque éditeur un rendez-vous et faites un essai pendant quelques jours pour vous familiariser avec le logiciel. Cette dernière étape vous permettra de faire votre choix : vous verrez rapidement quel est le logiciel le plus adapté à vos besoins. N’hésitez pas également à mobiliser les futurs utilisateurs de l’ERP pour être sûr que tout le monde pourra l’adopter sans réticences.