Le personnel des grandes entreprises et des PME voyage constamment pour négocier des marchés ou pour participer à des réunions. Le remboursement des dépenses engagées suscite parfois des conflits entre les dirigeants et les collaborateurs. Les difficultés relevées résultent souvent des velléités de fraudes, des pertes de pièces justificatives ou des retards de traitement. Retrouvez dans cet article quelques conseils avisés pour améliorer rapidement la gestion des notes de frais dans votre entreprise.

Automatiser la gestion des notes de frais

L’époque du dépouillement et de la vérification manuelle des factures semble définitivement révolue. Cette pratique génère de multiples problèmes qui finissent par entraver le bon fonctionnement d’une société. En effet, les notes de frais s’accumulent assez rapidement lorsque le nombre d’employés devient important. Des pièces justificatives peuvent aussi se perdre au cours de la procédure. Cela empêche le remboursement de certaines dépenses légitimement engagées. Bien évidemment, le rejet de ces dossiers suscite souvent des sentiments de frustrations chez les agents concernés. Certains collaborateurs malveillants développent des stratégies de fraude. Cela pousse les dirigeants à renforcer les contrôles et à alourdir les procédures. Pour échapper à ce cercle vicieux, installez un logiciel de gestion des notes de frais. Cela permettra au service de la comptabilité de superviser les différentes étapes dès l’engagement des dépenses. Les responsables concernés pourront même mettre en place des avances virtuelles de fonds et des plafonds à ne pas dépasser. Ces programmes favorisent une centralisation rapide des factures. Ils détectent instantanément les tentatives de fraude et alertent les dirigeants. Mieux, ces derniers pourront accéder en quelques clics aux indicateurs essentiels.

Sortir du système déclaratif

De nombreuses entreprises se plaignent de l’inefficacité de leur logiciel de gestion des notes. Leurs difficultés persisteraient en dépit de l’installation d’une application dédiée. Cela s’explique par la non-automatisation des programmes acquis. Les erreurs et les falsifications ne cesseront pas tant que les collaborateurs auront la possibilité de saisir personnellement les données comme les frais d’hôtel, le nombre de kilomètres, etc. Les vérifications prennent souvent assez de temps dans les grandes entreprises qui comptent des centaines de salariés. Pour réussir l’automatisation de la gestion des notes de frais, nous vous recommandons les solutions Traveldoo. Cette entreprise propose des logiciels web et mobiles qui se démarquent des autres modèles par leur grande autonomie. Ils vous garantissent un gain de temps considérable et une réduction substantielle des coûts de traitement. Ils vous permettent de contrôler les dépenses. Leur prise en main reste assez facile grâce à leur approche participative. Ces programmes s’adaptent parfaitement bien aux attentes des multinationales, des grandes entreprises et des PME. L’automatisation des notes de frais assure la collecte des informations à la source de manière fiable et sécurisée. Les données financières remontent instantanément au logiciel lorsque les collaborateurs utilisent leur carte bancaire professionnelle. Un système de suivi GPS calcule le nombre de kilomètres parcourus et détermine l’indemnité correspondante. Ces fonctionnalités innovantes permettent une gestion optimisée des voyages d’affaires et des frais professionnels.

Mettre en place une procédure officielle

Après l’automatisation de la gestion des notes de frais, vous devez former le personnel. Cela implique une feuille de route. Chaque collaborateur doit connaitre les différentes étapes pour engager une dépense dans le cadre de ses déplacements professionnels. Les dirigeants doivent clairement expliquer les règles appliquées. Nous vous recommandons de préciser les opérations prises en charge et les plafonds à ne pas dépasser. Vous devez absolument préciser les dépenses à supporter. En effet, certains collaborateurs abusent de leur carte professionnelle lors de leurs déplacements professionnels. Pour éviter tout amalgame, nous vous invitons à publier une liste des dépenses que votre entreprise accepte de rembourser. Certaines sociétés instaurent plutôt un système de plafond. Au-delà d’un montant donné, l’agent sait qu’il ne pourra pas récupérer les sommes engagées. D’autres structures optent pour les frais réels. Les règlements interviennent uniquement sur la présentation d’une facture valide. Quelques entreprises appliquent le principe de frais forfaitaires. Le remboursement s’effectue sur une simple justification de la raison du déplacement. Indiquez clairement les notes de frais non éligibles. Logiquement, les cadeaux acquis lors d’un voyage d’affaires ou les sorties touristiques à titre privé ne figurent pas parmi les opérations prises en charge. Concrètement, seules les dépenses exécutées dans l’intérêt de l’entreprise entrent en ligne de compte. 

Généralement, un service interne s’occupe des réservations et des paiements en ligne. Par contre, les règlements sur place interviennent sur la trésorerie personnelle des collaborateurs. Cela réduit les frais bancaires relatifs à l’achat de devises étrangères. Dans tous les cas, la formation à l’utilisation du logiciel de gestion reste indispensable. Le paramétrage du système permet une traçabilité des opérations. La plateforme détecte automatiquement les fraudes et alerte les administrateurs. La mise en place d’une procédure officielle contribue à une harmonisation rapide des pratiques. Cela limite les suspicions et les frustrations. L’entreprise perdra moins d’argent et les agents se concentreront davantage sur les objectifs à atteindre lors de leurs déplacements professionnels.

Anticiper les cas de fraudes

Les collaborateurs rivalisent généralement d’ingéniosité pour contourner les règles instaurées. Pour optimiser votre système de gestion de notes de frais, vous devez communiquer autour des mauvaises pratiques pour les décourager. Pensez également à paramétrer votre logiciel pour détecter automatiquement toute tentative d’abus.

• Un grand nombre d’agents déguisent les repas entre collègues en déjeuner d’affaires.
• D’autres salariés augmentent anarchiquement le nombre de kilomètres parcourus dans le cadre des sorties professionnelles. Certains employés déclarent un véhicule avec une puissance fiscale élevée alors qu’ils utilisent un modèle moins performant. Cela leur permet d’obtenir un remboursement plus intéressant.
• Certains collaborateurs saisissent sciemment des données erronées pour percevoir indûment des notes de frais. Ils peuvent également soumettre plusieurs fois la même facture.

Paramétrez votre logiciel de manière à ce qu’il détecte automatiquement ces anomalies. Privilégiez des solutions web et mobiles modernes capables de tracer les dépenses à la source. Les agents doivent pouvoir justifier chaque opération enregistrée pour éviter les abus. Ne perdez pas non plus de vue que certains fraudeurs exigent des notes vierges qu’ils remplissent personnellement à la main. Ils en profitent pour gonfler les montants. Vous pouvez anticiper cette situation en prévoyant une marge pour chaque catégorie de dépenses. Certaines entreprises règlent ce problème en imposant l’utilisation systématique de la carte bancaire professionnelle.

Auditer régulièrement votre dispositif de gestion des notes

La mise en place d’un logiciel et l’instauration des règles de transparence simplifient grandement la tâche des directions financières et comptables. Les responsables n’auront plus à contrôler systématiquement les dépenses exécutées. Ils pourront se concentrer sur d’autres activités à valeur ajoutée. Néanmoins, cela ne les dispense pas de la vérification des pièces justificatives produites. Ils doivent s’assurer de leur authenticité. Ils devront également surveiller les principaux indicateurs de gestion ainsi que les plafonds instaurés. Ils veilleront à une bonne application du budget et au respect des règles édictées. Cela optimise la prise en charge des frais de voyages et de déplacements professionnels.

L’installation d’un logiciel d’automatisation des notes de frais permet à une entreprise de gagner du temps. Cela met fin également aux sentiments de frustration et favorise l’instauration d’un climat de confiance. Les collaborateurs se concentrent alors davantage sur les principaux objectifs à atteindre. Cela aboutit à une augmentation de la productivité et de la rentabilité. L’automatisation de la gestion des notes réduit sensiblement des fraudes et des erreurs. Cela diminue considérablement les pertes financières subies par l’entreprise. À tout moment, le service de la comptabilité peut effectuer des audits pour vérifier le respect des procédures. Cela leur permettra de mesurer l’efficacité du dispositif en place afin d’apporter des corrections éventuellement. Par ailleurs, les concepteurs de ces solutions de gestion proposent régulièrement des mises à jour. Ils innovent en permanence pour tenir compte des principales évolutions technologiques récentes. La plupart d’entre eux autorisent une actualisation de leurs logiciels de gestion de notes.